2026年5月22日

採用の数字を管理していますか？——応募数・通過率を把握すると採用が改善されやすくなります

「今年も採用がうまくいかなかった」——そう感じていても、何が問題だったか言語化できていない会社があります。

採用がうまくいかない理由の一つは、数字を管理していないことです。「何人応募が来て、何人面接して、何人採用できたか」を記録していなければ、どこで詰まっているかが見えません。改善できないまま、来年も同じ繰り返しになりやすいです。

採用で把握すべき4つの数字

採用KPI（重要指標）は難しく考える必要はありません。以下の4つを記録するだけで、採用活動の状況が見えやすくなります。

① 応募数

期間中に何人の応募が来たか。チャネル（ハローワーク・Indeed・社員紹介など）ごとに記録しておくと、どのチャネルが機能しているかが分かりやすくなります。

② 書類通過数・通過率

応募者のうち、書類選考を通過した人数。「応募10人中3人が書類通過」なら通過率30%です。通過率が低すぎる場合は採用基準が厳しすぎる可能性があり、高すぎる場合は書類選考がほぼ機能していない可能性があります。

面接を実施した人数のうち、次のステップに進んだ人数。ここで多くが落ちている場合は、面接での見極め方や候補者の質に課題がある可能性があります。

内定を出した人数のうち、実際に承諾した人数。辞退率が高い場合は、内定後のフォローや条件提示の仕方に改善の余地がある可能性があります。内定辞退を防ぐ方法についてはこちらの記事で解説しています。

複雑なシステムは必要ありません。以下のような表をエクセルで作るだけで十分です。

各列の意味はシンプルで構いません。「○通過・×不通過・—未実施」程度の記録で、振り返りに使える情報になります。

採用活動全体のプロセスを整理した上で管理すると、どのフェーズに課題があるかが把握しやすくなります。採用プロセスの全体像についてはこちらの記事を参考にしてください。

記録した数字を見ることで、以下のような改善の糸口が見えやすくなります。

応募数が少ない場合 → 求人票の内容・チャネルの種類・情報発信に問題がある可能性があります。求人票の見直しのヒントはこちらの記事を参考にしてください。

書類通過率が極端に低い／高い場合 → 書類選考の基準が適切かどうかを見直す必要があります。基準の設け方についてはこちらの記事で解説しています。

面接後の辞退が多い場合 → 面接の進め方・情報提供の量・返信スピードに課題がある可能性があります。面接での対話についてはこちらの記事も参考にしてください。

内定辞退が多い場合 → 内定後のフォローが不十分な可能性があります。内定辞退を防ぐ方法はこちらの記事で解説しています。

採用KPIは、採用活動が終わった後に一度振り返る習慣をつけるだけで効果があります。

この3点を確認するだけでも、次の採用の計画が立てやすくなります。採用を計画的に進める考え方についてはこちらの記事も参考にしてください。

採用活動の管理・改善の進め方について気になることがあれば、お気軽にご相談ください。

よくある質問

Q1. 採用KPIの管理はどのくらいの頻度で確認すればいいですか？ 採用活動が続いている期間中は月1回程度、採用が終わった後に全体を振り返る形が現実的です。毎日確認する必要はありません。

Q2. エクセルがなくても管理できますか？ 紙のメモやスプレッドシート（Googleスプレッドシート）でも同様の記録ができます。重要なのはツールよりも「記録する習慣」です。

Q3. 応募数の目安はどのくらいですか？ 職種・地域・時期によって大きく異なります。「採用1名に対して面接3〜5人」が確保できていれば、選考の幅が持てます。応募数が少ない場合はチャネルや求人票の見直しを検討してください。

Q4. 採用KPIを管理すると具体的に何が変わりますか？ 「なんとなく採用がうまくいかない」から「書類通過後に辞退が多い」「Indeedからの応募が特に少ない」など、具体的な課題が見えやすくなります。問題が明確になると、対策を打ちやすくなります。