2026年11月9日

労働条件通知書と雇用契約書、渡すのはどちら？違いと兼用の考え方

採用が決まって、さあ入社書類をそろえようとしたとき。引き出しには「雇用契約書」と書かれた古いひな形があり、パソコンには「労働条件通知書」というファイルもある。どちらも似たようなことが書いてあるけれど、本当は両方いるのか、どちらか一枚でいいのか——従業員30人前後の地方の会社で、人事を社長ご自身がこなしているなら、一度は迷う場面です。

先代から引き継いだ書式を「何となく」使い続けている会社も少なくありません。それで問題なく回ってきたとしても、書類の役割を知らないまま使っていると、入社後に「聞いていた話と違う」と言われたとき、会社の側が説明に困ることがあります。

結論から書きます。法律で「渡さなければならない」とされているのは労働条件通知書（労働条件の明示）で、雇用契約書は作成そのものが義務ではなく、お互いの合意を書面に残すための書類です。両方を別々に作っても、1枚にまとめて「労働条件通知書兼雇用契約書」としても構いません。大切なのは、名前ではなく、必要な項目が漏れなく書かれていて、本人に渡っていることです。この記事では、2つの書類の違い、兼用するときの注意、近年増えた明示事項、渡すタイミングを整理します。個別の書き方や当てはめは、社会保険労務士などの専門家に確認してください。

2つの書類は、役割が違う

まず、違いを表で整理します。

	労働条件通知書	雇用契約書
役割	会社が労働条件を本人に明示する	会社と本人が条件に合意したことを残す
根拠	労働基準法第15条、同法施行規則第5条	労働契約法第6条（合意で成立）・第4条第2項（書面での確認）
作成の義務	あり（明示が義務）	書面を作る義務はない（できる限り書面で確認する、とされている）
記載事項	法令で定められている	法令の定めはなく、会社が決められる
署名・押印	法令上は求められていない	合意の証拠として、双方が署名・押印するのが一般的
渡す相手	本人に交付する	本人と会社がそれぞれ1部ずつ持つのが一般的

ポイントは、「明示」と「合意」は別の行為だということです。会社が条件を示し（通知書）、本人が納得して働き始める（契約）。その二つを、それぞれ書類で形にしたものが、通知書と契約書です。

契約書がなくても、契約は成立する

労働契約は、働く人と会社の合意で成立します（労働契約法第6条）。契約書がなければ成立しない、という決まりはありません。ですから、極端にいえば「雇用契約書を作っていない」こと自体は、法律違反ではありません。

ただし、書面がないと、あとから「言った・言わない」になったときに、どんな条件で合意したのかを示す手がかりがなくなります。労働契約法第4条第2項は、労働契約の内容について、できる限り書面により確認するものとしています。実務では、契約書を作って合意を残すほうが安心です。

通知書は「渡していない」が問題になる

一方、労働基準法第15条第1項は、使用者に対して、労働契約の締結に際し、賃金・労働時間その他の労働条件を明示することを求めています。そのうち、厚生労働省令で定める重要な事項は、書面の交付で明示するものとされています。「口頭で説明した」だけでは足りない項目がある、ということです。この義務を果たしていない場合には、罰則の定めもあります。

もし明示された労働条件が事実と違っていた場合は、働く人が即時に労働契約を解除できると、同じ第15条に定められています。通知書は、会社の自衛のためだけでなく、本人の安心のための書類でもあります。

労働条件通知書に書くこと

通知書の様式に決まりはありませんが、書くべき事項は決まっています。厚生労働省は「モデル労働条件通知書」を公開しているので、これをたたき台にするのが確実です。

区分	主な項目	書面での交付
必ず明示する事項	労働契約の期間	必要
	期間の定めがある契約を更新する場合の基準	必要
	就業の場所・従事する業務（その変更の範囲を含む）	必要
	始業・終業の時刻、所定時間外労働の有無、休憩、休日、休暇、交替制の場合の就業時転換	必要
	賃金の決定・計算・支払の方法、締切り・支払の時期	必要
	退職に関する事項（解雇の事由を含む）	必要
	昇給に関する事項	書面でなくても可
定めがある場合に明示する事項	退職手当、賞与・臨時の賃金、食費・作業用品などの負担、安全衛生、職業訓練、災害補償、表彰・制裁、休職など	会社に定めがあるなら明示

細かい項目は、厚生労働省のモデル様式や、労働基準法施行規則第5条で確認できます。「うちは賞与の定めがないから」と空欄にしている項目があれば、「賞与：なし」と書くことで、あとの行き違いを防げます（パート・有期の人については、次に書くとおり、有無そのものを明示する決まりがあります）。

近年、増えた項目に注意

書式を古いまま使っていると、いちばん漏れやすいのが、最近追加された項目です。

時期	追加された内容	対象
2024年4月から	就業場所・従事する業務の「変更の範囲」	すべての労働者（締結時と更新時）
2024年4月から	更新上限（通算の契約期間や更新回数の上限）の有無と内容	有期契約の人（締結時と更新時）
2024年4月から	無期転換を申し込める機会と、転換後の労働条件	無期転換の申込権が生じる更新のとき
2026年10月1日から	通常の労働者（正社員など）との待遇の相違の内容・理由等について、説明を求めることができる旨	パート・有期雇用の人

2024年4月の変更は、「入社直後の配属先」だけでなく、今後の異動や転勤の可能性まで含めた範囲を書く、という考え方です。「会社の定める場所」「会社の定める業務」としか書いていない古い書式は、見直しの対象になり得ます。

2026年10月1日からの追加は、パートタイム・有期雇用労働者を雇い入れるときの明示事項です。もともと、パート・有期の人には、昇給・退職手当・賞与の有無と、雇用管理の改善等に関する相談窓口を、文書の交付などで明示することになっていました。そこに、待遇の相違について説明を求められる旨が加わりました。厚生労働省は、この改正に対応したモデル労働条件通知書を出しています。パートの方を雇う会社は、今お使いの書式に、この項目があるかを確認してください。パートの採用全般の考え方は、パートが集まらないのは求人の作り方が原因かもしれない——正社員採用とは違うパート採用のコツも参考になります。

雇用契約書には何を書くか

雇用契約書は、法律で決まった形がありません。そのため、会社が必要と考える項目を入れられます。一般的には、次のような構成です。

当事者（会社名・代表者名、本人の氏名）
契約日、入社日
労働条件（通知書と同じ内容、または「別紙の労働条件通知書のとおり」）
守秘義務、服務規律など、会社として確認しておきたい事項
「内容に合意した」旨の文言と、双方の署名・押印欄

ここで大切なのは、契約書と通知書で条件が食い違わないことです。通知書では「休日：土日祝日」、契約書では「休日：会社カレンダーによる」と書いてある、といったズレがあると、どちらが本人に約束した条件なのか分からなくなります。別々に作るなら、条件は一か所に書いて、もう一方からは「別紙のとおり」と引用するほうが、食い違いを防げます。

兼用するなら、通知書の項目を土台にする

小さな会社では、手間を減らすために、1枚の書類で兼ねるのが現実的です。法律上、兼ねること自体は問題ありません。気をつけたいのは、次の3点です。

気をつけること	理由
通知書の必要項目を、漏れなく入れる	兼用の書類は、通知書としての役割も果たすため。契約書らしい文言だけが並んでいても、明示としては足りないことがある
本人に渡す	署名をもらって会社が保管するだけでは、交付したことにならない。控えを本人に渡す（2部作って各1部持つ）
名称を分かりやすくする	「労働条件通知書兼雇用契約書」など、両方の役割が分かる名前にする

「契約書にサインをもらったから、通知書は済んでいる」と思い込んでしまう会社が、実は多いところです。サインは合意の証拠で、明示の代わりにはなりません。 兼用するなら、通知書として必要な項目がそろっているかを、モデル様式と照らして確認してください。

いつ、どうやって渡すか

渡すタイミング

通知書は、「労働契約の締結に際し」明示するものです。一般的には、内定を出して本人が承諾し、入社日が決まる段階から、遅くとも入社日までに渡します。入社初日に、その場で渡して署名をもらう会社もありますが、本人が条件を落ち着いて確認する時間がとれません。内定の連絡と一緒に、または入社前に余裕をもって渡すと、「聞いていた話と違う」という入社後の行き違いを減らせます。

なお、求人票など「募集の段階」で示す労働条件は、募集時の明示のルールがあり、通知書とは別の場面です。両者の内容がずれないようにしておくことが大切です。詳しくは求人票通りに人を雇えていますか？2024年法改正で厳格化された「労働条件明示」のズレをご覧ください。内定の通知そのものについては、内定通知書、テンプレのままで大丈夫？法的に必要な記載事項で整理しています。

渡す方法

書面の交付が原則です。ただし、労働者本人が希望した場合に限り、ファクシミリや、電子メールなどの方法で明示することも認められています。電子メール等で送る場合は、本人が記録を印刷して書面にできる形式であることが条件とされています。

「会社の方針だから、メールだけにします」という一律の切り替えはできない
本人が電子での受け取りを希望しているか、1人ずつ確認する
希望しない人には、紙で渡す
送ったあと、届いているか、印刷できるかを確認する

電子メールでの交付を始めるときは、希望の確認の記録と送信の記録を残しておくと安心です。具体的な運用は、専門家に確認してください。

更新のときも、忘れずに

有期契約の人は、契約を更新するたびに、更新の基準や、就業場所・業務の変更の範囲などを明示しなおす必要があります。毎年同じ書類を渡している会社は、書式が古い年のままになっていないかを確かめてください。無期転換の申込権が生じる更新では、申込みの機会と転換後の労働条件も明示します。

就業規則・求人票・面接での説明と、そろえる

通知書や契約書がきれいに書けていても、他の書類や説明とズレていれば、あとで困ります。入社の前に、次の4つを並べて確認してください。

並べるもの	確認すること
求人票	休日・給与・勤務時間・試用期間が、通知書と一致しているか
面接での説明	話した条件が、通知書に書かれているか（口頭の約束だけになっていないか）
就業規則	通知書で「規則による」としている項目の中身が、実態と合っているか
通知書・契約書	2つの書類の間で、条件が食い違っていないか

試用期間の長さや、試用期間中の賃金は、特にズレやすい項目です。試用期間中の給与の考え方は、試用期間の給料は下げてもいい？——同一労働同一賃金との関係と、事前に決めておくことで整理しています。

渡したあとの保管

渡した通知書や契約書は、会社にも控えを残しておきます。誰に、いつ、どの版を渡したかが分かるようにしておくと、あとで確認が必要になったときに助かります。労働関係の書類には、法律で保存の期間が定められているものがあります。保存の年限や方法は、社会保険労務士や労働基準監督署に確認してください。

入社初日の段取りの中で、通知書の内容を本人と一緒に読み合わせる時間をとる会社もあります。「初日の段取り」で印象は変わりやすい——入社後1週間の受け入れプログラムの作り方の流れに、短い確認の時間を組み込むのも一案です。

チェックリスト（入社書類を出す前に）

[ ] 労働条件通知書（または兼用の書類）に、モデル様式の必要項目がそろっている
[ ] 就業場所・業務の「変更の範囲」が書かれている（2024年4月から）
[ ] 有期契約の人には、更新の基準・更新上限の有無が書かれている
[ ] パート・有期の人には、昇給・退職手当・賞与の有無、相談窓口、待遇の相違の説明を求められる旨が書かれている（2026年10月1日から）
[ ] 求人票・面接での説明・就業規則と食い違っていない
[ ] 通知書と契約書を別々に作る場合、条件が一か所にまとまっている
[ ] 本人に渡す日が、入社日より前に決まっている
[ ] 電子メールで渡す場合は、本人の希望を確認し、印刷できる形にしている
[ ] 会社の控えを、版が分かる形で保管している

よくある疑問

Q. 雇用契約書を作っていませんでした。違法ですか？
雇用契約書という書面を作ること自体は、法律上の義務ではありません。ただし、労働契約法は、契約の内容をできる限り書面で確認するものとしています。労働条件通知書は別の話で、明示が義務です。まず通知書をきちんと渡せているかを確認し、そのうえで、合意を残す書類を作るかを検討してください。

Q. 通知書は、本人の署名をもらわなければいけませんか？
通知書の法令上の要件に、本人の署名は含まれていません。署名をもらう場合は、「受け取った」「内容を確認した」ことを残す目的になります。合意の証拠として署名を残したいなら、契約書として整えるか、兼用の様式にしてください。

Q. パートさんにも、同じ書類でいいですか？
労働条件通知書は、パート・アルバイトを含むすべての労働者に必要です。パート・有期の人には、昇給・退職手当・賞与の有無などの追加の明示事項があり、2026年10月1日からは、待遇の相違について説明を求められる旨も加わりました。厚生労働省のモデル様式には、短時間労働者用があります。

Q. 紙でなく、メールで送るだけではだめですか？
本人が希望した場合に限り、メール等で明示できます。さらに、本人が印刷して書面にできる形式であることが条件です。会社の都合で、全員を一律にメールだけにすることはできません。

Q. 条件が変わるとき（昇給や配置転換など）は、また渡しますか？
有期契約の更新のときは、あらためて明示が必要な事項があります。契約の途中で、賃金や勤務地などの条件を変えるときは、本人の同意が必要になる場合があります。進め方は個別の事情によるため、専門家に確認してください。

まとめ

労働条件通知書は、会社が労働条件を明示する書類。明示は法律で求められ、重要な項目は書面で渡す
雇用契約書は、合意を残すための書類。作成は義務ではないが、できる限り書面で確認するとされている
兼用してもよいが、通知書の必要項目を漏れなく入れ、本人に渡すこと
2024年4月と2026年10月1日に、明示事項が増えている。古い書式のままになっていないかを確かめる
渡すのは、内定の承諾後、入社前に余裕をもって。メールでの交付は、本人の希望と印刷できることが条件
求人票・面接・就業規則・通知書・契約書の条件をそろえる。具体的な書き方は専門家に確認する

入社書類の書式が、今の法令や、求人票・就業規則と合っているか。ご自身で確かめるのは骨が折れます。採用を控えて書類の整え方に迷ったら、お気軽にご相談ください。いまお使いの通知書・契約書を拝見しながら、直す順番を一緒に整理します。

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