2026年5月24日
採用担当がいなくても回る——採用マニュアルの作り方
採用担当がいなくても回る——採用マニュアルの作り方
採用を担当している方が異動・退職したとき、「次の人が何もわからない」という状況が起きていませんか。
中小企業では採用担当が兼務であることが多く、やり方が特定の人の頭の中にある状態になりがちです。その人がいなくなると、次の採用で「どこに求人を出すのか」「書類選考の基準は何か」「内定通知はどう送るのか」が一からになります。
採用マニュアルを作ることで、担当者が変わっても採用活動が止めにくくなる仕組みを作れます。
この記事では、採用マニュアルに何を書くべきか、どう整理するかを解説します。
採用マニュアルに書く内容
① 採用活動全体のフロー
「求人票作成→媒体掲載→書類選考→面接→内定→入社」の全工程を一覧で整理します。
各工程に「誰がやるか」「いつまでにやるか」「どのツール・書類を使うか」を明記します。これだけで「次に何をすればいいか」がわかる地図になります。
② 求人票の作成ルール
- どのテンプレートを使うか
- 媒体ごとの文字数・項目の違い
- 必ず記載する項目（給与・勤務地・雇用形態など）
- 更新・修正の手順
過去に使って効果が出た求人票があれば、それを参考例として添付しておくと、次回作成のたたき台になります。
③ 使用媒体と掲載方法
- 普段使っているハローワーク・Indeed等の媒体一覧
- アカウント情報の保管場所（パスワードは別管理）
- 掲載・更新の手順
媒体の操作方法が属人化していることは多く、新担当者がログインすらできないというケースもあります。
④ 書類選考の基準
「どういう人を通すか」「どういう人を断るか」の基準を言語化します。
「感覚で決めている」が最も属人化しやすいポイントです。職種ごとに「必須条件・歓迎条件・NG条件」を整理するだけで、複数人が選考に関わるときの判断ブレが減ります。
⑤ 面接の進め方
- 面接時間・場所・担当者
- 候補者に必ず伝えること（待遇・入社日・次の選考ステップ）
- 標準的な質問リスト
- 評価シートの使い方
面接は担当者によって「聞いていること」がバラバラになりやすいです。質問リストを用意しておくだけで、評価のムラが出にくくなります。（面接評価シートの作り方はこちら）
⑥ 連絡テンプレート集
- 応募受付メール
- 書類通過・書類不通過の連絡
- 面接日程調整メール
- 内定通知メール・採用通知書
- 辞退・不採用の連絡
毎回ゼロから書いているなら、テンプレートを用意するだけで対応時間が大幅に短縮できます。
作るときのコツ
完璧を目指さない
最初から全部を揃えようとすると作れません。「今実際にやっていること」を書き出すだけで構いません。A4で3〜5枚でも、機能しやすくなります。
採用が終わったら更新する
採用が終わるたびに「このテンプレートは修正したほうがいい」「この工程はこうすると効率よかった」という気づきが生まれます。そのタイミングでマニュアルを更新する習慣をつけておくと、使いながら精度が上がっていきます。
担当者以外でも読める場所に置く
マニュアルが担当者のPCフォルダにしかない状態では、担当者が急にいなくなったときに機能しません。共有フォルダやクラウドストレージなど、必要な人が必ずアクセスできる場所に置きます。
採用担当がいない状態からのスタートについて
「採用専任担当がいない会社でどう採用を回すか」は、多くの中小企業が直面する課題です。（採用担当不在の会社の採用方法はこちら）
マニュアルを作ることは、専任がいなくても採用を「仕組み」として機能させる最初の一歩になります。
まとめ
- 採用マニュアルは「担当者が変わっても採用が回る」ための仕組み
- フロー・求人票ルール・媒体情報・選考基準・面接手順・連絡テンプレートを揃える
- 完璧を目指さず、今やっていることをA4数枚で書き出すところから始める
- 採用のたびに更新する習慣をつける
採用プロセスの見直しについてはこちらの記事も参考にしてください。採用マニュアルの整備を含む採用体制の改善について相談したい方は、まずお気軽にご連絡ください。